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Mantenimiento
- un centro de negocios
Introducción Hace algún tiempo, leí con gran interés un artículo escrito por Gino Palarchio de Canadá, activo ejecutivo de negocios y director de la Sociedad para Profesionales de Mantenimiento y Fiabilidad en el cual planteaba a un grupo diverso de directores de mantenimiento y producción la siguiente pregunta: “ ¿Qué es lo primero que os viene a la mente cuando menciono la palabra mantenimiento? ” Las respuestas
más comunes que recibió fueron:
Estas respuestas son el reflejo de una imagen triste y monótona de una crítica disciplina industrial. Una disciplina que adoro y a la que he dedicado 20 años de mi vida. Está claro que el mantenimiento tiene problemas arraigados en su historia hasta tal punto que incluso la palabra misma tiene connotaciones negativas y casi victorianas. Hay abundantes evidencias que sostienen esta imagen, por ejemplo:
Esto es difícil de
entender cuando el mantenimiento es con frecuencia el departamento que más
personal emplea y representa hasta un 40% del costo total en una compañía.
Simplemente no tiene sentido y lo que es más importante todavía, no se
puede justificar.
De acuerdo con el Informe de Competitividad Internacional anual, existen diferencias significativas en la efectividad del mantenimiento en el volumen de producción individual entre varios continentes y países singulares. Consultores expertos en la materia frecuentemente usan el 15% como disparidad de costo entre los grandes líderes y el cumplimiento medio. También, el potencial medio para mejorar la producción ha sido estimado alrededor de un 6%. No cabe duda que mantenimiento todavia sigue siendo una de las pocas áreas de negocio en la que pueden obtenerse significativos incrementos en los beneficios de la empresa. Durante mis muchos años dedicados al mantenimiento como ingeniero, director y consultor, he acumulado infinidad de informes, estadísticas y experiencia personal relacionada con el mantenimiento en todo tipo de plantas e instalaciones. Ahora reconozco que he tropezado con los mismos problemas repetidas veces. Por ejemplo:
SOLUCIONES Cuando empecé a analizar estos problemas tan comunes pronto llegué a la conclusión de que, evidentemente, la solución no es ni técnica ni difícil. Más investigación mostró que la solución es un escenario de inversión que conducirá a unos resultados espectaculares. Los factores clave de éxito para un mantenimiento basado en un centro de negocios son los siguientes: Aunque muchos de los organigramas, cuadros y tablas de la empresa muestran mantenimiento al mismo nivel que la producción, marketing y finanzas etc., la realidad en mi experiencia, se aproxima más al cuadro siguiente: La solución es obvia; tenemos que convencer a la gerencia que el mantenimiento es un área clave de negocio. Un buen punto de partida podría ser el visitar esta página web. En particular, hay una página dedicada a la ayuda de la preparación de beneficios potenciales. En ella no encontrará una evaluación exacta, pero sí una base logíca para empezar. Lo que sí está claro es que sin la ayuda y soporte de la alta dirección, los cambios importantes serán excepcionalmente difíciles de realizar con exito. 2. Mantenimiento carece de una cultura de negocio Un jefe de mantenimiento puede controlar hasta un 40% de los costes de una empresa y esto frecuentamente tiene un efecto directo en los resultados de la producción. Para que el mantenimiento sea completamente efectivo, necesita formar parte de todo el proceso comercial. La preparación de una política y estratégica de mantenimiento es un excelente comienzo. Sin embargo, como ya hemos establecido, el mantenimiento afecta directamente a la facturación de la producción y a los costos de la empresa, todo lo cual, convierte el mantenimiento en un centro del negocio. En consecuencia, mantenimiento necesita desarrollar una propuesta de costos y réditos con formato de pronóstico normal que junto con otros documentos formará un plan de negocios de mantenimiento, de tal forma que el mantenimiento se implique en el proceso de decisión de la gestión. Los informes rutinarios deben enfocar a los objetivos departamentales y no tanto a los detalles técnicos. Por supuesto, tales cambios culturales significan cambios de actitudes y crear la voluntad para hacerlo. La preparación de nuevos formatos de documentos es relativamente fácil y la mayor parte de la información requerida es normalmente asequible si uno se molesta en localizarla. Se estima que se puede preparar un plan de negocio, con la relativa documentación; en cuestion de una semana y en pocas más, tendrá en marcha un sistema sencillo pero efectivo. 3. Supervisión de mantenimiento o líderes de equipo carecen de capacidad de gestión Algunos expertos consideran que el rol del supervisor es uno de los más importantes en la industria. En un mundo competitivo y exigente como el de hoy, el éxito de las compañías depende de la habilidad que tengan para lograr cambios a todos los niveles en la organización. El supervisor controla la clave del terreno organizativo que separa la gestión del personal, y es, por tanto el personaje fundamental para la introducción y continuidad del cambio efectivo. Desafortunadamente, a muchos supervisores se les dan papeles demasiado exigentes, sin estar adecuadamente preparados. Los últimos estudios demuestran que los supervisores industriales trabajan por debajo del 60 % de su potencial. Con frecuencia se eleva a cierto personal a puestos de gestión y supervisión sin haberles dotado de la preparación fundamental para tales funciones. Aunque son importantes los atributos personales y el conocimiento técnico, no son en si mismos suficientes para hacer frente a los retos actuales. El gestor eficaz mejorará la calidad del trabajo y los resultados de la empresa. Debemos, por tanto, liberar este enorme potencial, pues necesitamos tanta ayuda como podamos obtener. Necesitamos, sobre todo; supervisores y líderes de equipo para lograr los cambios requeridos. Uno de los métodos más eficaces en la política y estrategia efectiva de mantenimiento es un esquema de formación y desarrollo profesional bien planificado, fundamentado en técnicas funcionales más que en el conocimiento profesional. Programas de este tipo proporcionan ventajas más inmediatas y sostenibles y se han de considerar como inversión y no como gasto. El curso debe
estar diseñado, en primera línea, para mejorar el rendimiento de la
supervisión de la manera siguiente:
NOTA: Si se suman todas las horas en el último cuadro resultarán 50 horas. Estas son poco más o menos 10 horas más de trabajo de lo normal - en otras palabras, son HORAS EXTRAS. Uno de nuestros objetivos principales debe ser eliminar las horas extras excesivas. Por supuesto, el cargo de un supervisor nunca va a ser de 8 a 4 ó 9 a 5, ya que tiene que estar permanentemente al servicio de la empresa, pues puede recibir llamadas solicitando su ayuda a cualquiera hora. Estas 19½ horas criticas pueden ser dedicadas al soporte de otros objetivos proyectados a la optimización de la productividad. 4. Mantenimiento está aislado y poco integrado con otros departamentos Claro
que el personal de mantenimiento siempre ha tenido que confiar en otros
para funcionar; pero el éxito mayor en cubrir estas necesidades
interdepartamentales se ha logrado por relaciones duraderas basadas en la
confianza mutua y en el respeto. Sin embargo, también recordamos ejemplos
de cooperación deficiente e incluso conflictiva que ha tenido efectos
adversos en el progreso global. En muchas empresas, la relación entre
mantenimiento y otras operaciones se aproxima a la declaración de la
guerra abierta. La efectividad potencial de las buenas relaciones se
muestra en el gráfico siguiente.
Esto demuestra claramente que mantenimiento debe tener responsabilidad total de su gestión interna, pero no puede alcanzar su completo potencial sin considerar ese elemento del 46% que necesita asistencia positiva de otros departamentos. También demuestra que la gestión se interrelaciona fielmente con cada una de las actividades. Aunque la buena voluntad es un ingrediente esencial en toda relación, no es suficiente por si sola para sostener una estrategia integrada continua. Un método excelente para desarrollar práctica y efectivamente la integración entre diferentes grupos es el enfoque de alianzas. Una alianza es un acuerdo formal para trabajar juntos con objetivos comunes y procedimientos aprobados. Otro excelente método de integración es la puesta en marcha de un programa autonómo de mantenimiento que involucre al personal de operaciones, producción y otros en el proceso rutinario de inspecciones y tareas básicas. Me parece absurdo, por ejemplo, que un mecánico tenga que comprobar los niveles de aceite en una máquina cuando hay operadores en asistencia continua. Normalmente no llamamos al mecánico simplemente para confirmar los niveles de aceite de nuestros vehículos; entonces, ¿por qué no tratar los bienes de la empresa del mismo modo? 5. Niveles bajos de mantenimiento planificado Cada uno de los seis factores clave del mantenimiento tiene su fundamento peculiar, aunque naturalmente algunas cosas serán más críticas que otras. Pero de todos los factores listados, el sistema de gestión planeado (PMMS - planned maintenance management system), es el más importante. Mantenimiento planificado no es simplemente mantenimiento preventivo sino cualquier tipo de mantenimiento que ha sido planeado de antemano de forma que el nivel de producción se optimice, los equipos sean protegidos, y los recursos de mantenimiento sean utilizados efectivamente. Yo creo que el énfasis en el sistema tradicional de mantenimiento preventivo contra el correctivo puede ser erróneo y no siempre da resultados exactos en la informacion del sistema. Por ejemplo, mantenimiento correctivo planeado puede ser efectivo y rentable en muchos casos. PMMS (Planned Maintenance Management System) Un PMMS es el componente básico de todos los sistemas de mantenimiento modernos incluyendo TPM. También puede crear el soporte básico y el entorno para técnicas como RCM (condition monitoring), etc. La solución más efectiva para el mantenimiento planeado es la adquisición de un sistema de mantenimiento informatizado. Este se puede conseguir fácilmente y es relativamente barato. Este sistema será el corazón de nuestro nuevo sistema, pero no realizará el mantenimiento por sí solo. ¡Esto parecerá sorprender a algunos! El siguiente organigrama muestra la interrelación entre un sistema informatizado y los elementos esenciales relativos al procedimiento. La minuciosa preparación de estos procedimientos interrelacionados serán básicos para el nuevo sistema integrado de mantenimiento. Los resultados computarizados son excelentes para el personal capacitado, pero no son de uso muy famiiar (user friendly) para aquellos que tienen que hacer el trabajo. Otro excelente método a considerar es el sistema de tarjetas que ha funcionado brillantemente al lado del sistema infomatizado. No puedo recordar el número de veces que he visitado oficinas de mantenimiento y visto instrumentos de condition monitoring de gran valor acumulando polvo sobre armarios. Sin lugar a duda estos fueron comprados para su uso en buena fe pero fallaron debido a una falta de prácticas de mantenimiento básicas. La solución está simplemente en establecer un sistema efectivo de mantenimiento planeado, antes de pensar en sistemas más sofistacados. Mejor aún sería desarrollar y establecer los seis factores clave ya mencionados. Es importante decir que no es mi intención en absoluto devaluar la contribución de estos avanzados enfoques de sistemas como TPM, RCM, y otros etc. porque su valor ha sido ya evidenciado. Simplemente creo que su éxito se debe a la práctica de corrección y encauzamiento de sus primeros resultados. Esta
página de web se concentra en la resolución de los seis factores claves
de éxito. Naturalmente que soy consciente de las muchas empresas que han
desarrollado buenos sistemas mordernos de mantenimiento y pueden pensar
que el enfoque a mis seis factores claves de éxito representa una
excesiva simplificación de dudoso valor para el futuro de su desarrollo.
Sin embargo, en mi experiencia como auditor puedo compobar que no hay
muchas empresas que logran con éxito todos los beneficios posibles.
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Recuerda que: ¡Murphy
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